導入事例：日本マイクロソフト株式会社
年間１２万人が来訪される日本マイクロソフト株式会社 品川本社。GuestCoolは、日本マイクロソフトのビジネスを支えています。
主な機能について
GuestCoolの主な機能
GuestCool は、会議室、来訪者管理機能のほかに 空間位置情報と連動した館内案内、スタッフの位置確認、セミナー・会議をご案内するデジタルサイネージなど、おもてなしで 必要とされる様々なオプション機能をご用意しています。
最適化された会議室検索
目的の会議室をすぐに
目的の日時・設備要件だけでなく、画像などから会議室を確認してから予約を確定できます。会議の目的に合った会議室を間違いなく選択できます。
会議室をサイト、フロアなど複数のカテゴリーを用いた分類をサポートしています。複数のオフィス、複数のフロア、目的ごとに会議室を階層的に管理することが出来ます。これにより目的、用途により会議室の検索、選択を容易に行うことができます。
- サイト、フロアごとの会議室階層管理
- 設備、写真による会議室確認
自動化された入館手続きとご案内
アクセスから入館までメールによる自動案内
頻繁にお客様をお迎えする上で必ず行う作業のひとつにオフィスへのアクセス、来訪時の受付手続きのご案内があります。オフィスによっては入館に必要なIDの取得、登録など煩雑な作業が必要です。GuestCoolはこれらを統合、最適化することで、来訪者へのご案内の自動化を実現しています。
- 入館手続きの自動処理（入館IDの発行、KIOSK、ゲート連携）
- アクセス、入館手続きの自動案内（自動メール送信）
訪問先に迷わない
来訪者の負担を減らすKIOSK
来訪者にとって煩わしい手続きにの１つである受付。多くの場合は、お客様は受付で訪問先を伝え、受付スタッフが確認を行い、場合によっては起票の上で入館票もしくは入館IDを受け取ります。また１１時００分のように０分丁度に始まる会議が多いことから、受付も決まった時間に混雑します。この為、来訪者の円滑な受付手続きと満足度、受付のコストのバランスが問題となります。GuestCoolは受付に要する時間を大幅に削減することにより、お客様、受付スタッフ負担を減らします。
- 事前に送付された入館案内メールに記載されているバーコードをKIOSKにかざすだけの簡単手続き。
自動来訪通知
お客様を待たせない自動来訪通知
お客様がKIOSK端末で手続きをすると同時に会議オーナー、出席者に音声、メール、IMなどの指定した方法で通知することができます。GuestCoolは、Office 365にネイティブで対応しており、お客様の来訪通知をOutlook、Skype for Businessで受け取ることが出来ます。
- 音声（VoIP）、メッセージ（IM)による自動来訪通知
- 入館手続き済み、セキュリティゲート通過済みのステータス確認可能
セキュリティゲート連携
セキュリティゲートとの連携による入退館管理
一般に使用されているフラッパーゲートなどのセキュリティゲートに対応。社員のIDカードとは別に専用入館票による入退室管理が可能です。災害時の円滑な滞在者の把握など、求められる様々なセキュリティ、安全性要件を満たすことができます。
- 入退室管理
- 来訪者のセキュリティ、安全性確認への対応
機能
メールによる自動通知
来訪者へのアクセス情報、入館時の手続きなど必要となる情報を自動的に送信。来訪者の負担を大幅に軽減します。
複数のサイト、ビルをサポート
無駄のない効率的な施設管理、会議室運用を実現します。
多言語対応
外国語をお使いになるお客様へのおもてなしを実現
顔認証による来訪者の同一性確認
セキュリティが求められる施設などにおいて、顔認証による同一性確認をサポートします。これにより成りすましによる手続きを防止します。
Suicaなどの交通系カードをサポート
Suica、PASMOをはじめとする交通系カードによる迅速な入館手続きをサポートします。頻繁に来訪される方の手続きをシンプルに。
セミナー、イベント受付
セミナー、イベントなど多くの方が来訪される場合の専用受付ツールをご用意。セミナー、イベント対応手続きをシンプルにします。
IM、音声による来訪通知
インスタントメッセージ、音声などによる来訪通知。お客様をお待たせすることなく、スムーズにお出迎えをサポートします。
特別なケアが必要な来訪者へ
障害をお持ちの来訪者への円滑な対応のための属性情報設定に対応。やさしいケアをサポートします。
災害時対応、来訪者把握
災害時における来訪者の把握、迅速な対応は重要です。来訪されている方の把握を可能にするとともに、円滑な支援をサポートします。
セキュリティゲート連携
来訪者の管理とセキュリティゲート制御の連携が可能です。セキュリティゲートとの連携により、来訪者の入館状況の把握も可能です。
給茶サービス連携
来訪者への給茶、ドリンクサービスとの連携が可能です。ドリンクサービスアプリと連携することで、一層のおもてなしを実現。
施設の稼働状況、来訪者の傾向分析
施設の予約、稼働状況に加えて、来訪者の傾向、社内部門との関係などを可視化することで、ビジネスに貢献します。